■ ビジネスメールの基本

皆さんはメールの書き方をご存じでしょうか。就活で困らない最低限のマナーを皆さんにお伝えします。まずは書き方についてです。

―書き方

①件名
件名にはメールの用件をひと目で判断できるような内容を記載しましょう。人事担当者はかなりの量の連絡を処理しているので、用件がわかりづらいと処理の優先順位が下がってしまいます。

相手に読んでもらうことを意識して、わかりやすいタイトルを付けるようにしましょう。具体的には用件+名前があると誰が何のために連絡してきたか瞬時に判断することができます。

【例】
面談日程調整依頼の件（アグー大学佐藤）

②宛名
宛名には会社名・部署名・氏名を記載します。会社名は正式名称で書くようにしてください。担当者の氏名が不明な場合は「○○株式会社 人事担当者様」のように書けば問題ありません。

③本文
本文は挨拶・用件・締めの3部構成になります。

―挨拶
挨拶ではあまり長くなる必要はありませんが、「お世話になっております。」の一言を添えておくと当たり障りない文章になります。加えて自分の氏名を名乗るようにします。
【例】
お世話になっております。アグー大学の佐藤と申します。

―用件
用件はわかりやすく簡潔にまとめましょう。それでも長くなる時は改行や段落をうまく使い、見やすさを工夫するようにしましょう。具体的な文章は後ほど例文にて説明します。

―締め
用件が書き終わった後は「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします」といった締めの言葉を入れます。相手が忙しいことを配慮しているニュアンスがあると、相手方も不快な気持ちにはなりにくいです。

④署名
メールの最後には、所属大学の学部学科や部活、メールアドレス、電話番号を記載した署名を入れます。本文との区切りが分かりやすくなるよう、署名の前に「-（ハイフン）」などの記号で線を入れると見やすいです。

【例】
以上、よろしくお願いいたします。
———————————————–
アグー大学○○学部○○学科
体育会アメリカンフットボール部　佐藤太郎
メールアドレス：XXX@gmail.com
電話番号：080-XXXX-XXXX

―就活用のメールアドレスを使う

これも就活生にありがちなことですが、今まで使ってきた携帯用のアドレスをそのまま使っている学生が多いです。この際に注意しなくてはいけないことは、若気の至りで設定した「ちょっと恥ずかしい」アドレスをそのまま使ってしまうことです。

相手はビジネスシーンでの対応になりますので、このようなアドレスはあまり好ましくありません。そのため就活用のアドレスを設定するようにしましょう。学校の全員に設定されるアドレスでも問題ありません。その他のフリーアドレスではGmailのアドレスを使用する学生が多いように感じます。

―なるべく早く返信＋誤字脱字に気を付ける

ビジネスシーンでのメールは1日以内で返すのが基本です。あまり時間を空けすぎると相手の方も用件を忘れがちになり、優先順位もどんどん落ちてしまいます。もし返信が遅れてしまいそうであれば、あらかじめ返信が遅れる連絡をしておくと良いでしょう。

またなるべく早く返信することも重要ですが、誤字脱字は悪い印象を与えてしまいます。メールは仕事の第一歩ですので、自分がアウトプットするものという意識を持って完璧な文章を送るように心掛けましょう。

―正しい敬語を使う

敬語を使い慣れていない就活生も多く、敬語の使い間違いが散見されます。メールを書き終えたら、表現に間違いがないか読み直す習慣をつけましょう。以下に就活でよく使う敬語をいくつか挙げます。

●「もらいました」→「いただきました」
●「聞きました」→「伺いました」
●「見ました」→「拝見しました」
●「行きます」→「伺います、参ります」
●「言いました」→「申し上げました」
●「了解です」→「承知いたしました、かしこまりました」

これらはよく使う例ですが、他にも様々な敬語がありますので、自信が無い際にはその都度調べて送るようにしましょう。

―送信時間

就活の際にメールを送る場合、送る日や時間はある程度気を遣ったほうが良いでしょう。具体的には、休日は基本的に避けたほうがベターです。やはり相手にもプライベートが存在しますので、メールだとはいえあまりよく思わない方も少なくありません。

時間に関しては昔ほど厳しくないようには感じます。昔ですと営業時間内（9～18時）に送るのがマナーと言われていましたが、特に体育会学生が日中忙しいことも企業担当は理解していますので、営業時間に送れるのが好ましい程度に理解しておきましょう。

■ 例文

ここからは実際に企業の担当者や、関わってくださった方に送るためのメールを状況ごとに紹介します。

―日程調整

これは皆さんが企業へ送ることが多いパターンのメールだと思います。2パターンを下記に記載しますので参考にしてみてください。

【企業から提示された候補日に応じる場合】

件名）
Re:面接のご案内

本文）
〇〇株式会社　人事部
採用ご担当者様

 

お世話になっております。
アグー大学 ○○学部 佐藤です。

 

書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程を下記の通りご送付いたしますのでご確認のほどよろしくお願いいたします。

 

<希望日程>
4月15日（木）14時～15時

 

お忙しい中ご恐縮ですが、ご対応いただけますと幸いです。

 

以上、よろしくお願いいたします。
————————————————–
アグー大学○○学部○○学科
体育会アメリカンフットボール部　佐藤太郎
メールアドレス：XXX@gmail.com
電話番号　　　：080-XXXX-XXXX
————————————————–

【自分から候補日を提示する場合】

件名）
Re:面接のご案内

本文）
〇〇株式会社　人事部
採用ご担当者様

 

お世話になっております。
アグー大学 ○○学部 佐藤です。

 

書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。

下記の通り面接の希望日程をご送付いたしますので、ご調整いただけますと幸いです。

 

<希望日程>
5月5日（月）15時～16時
5月7日（水）10時～16時
5月9日（金）12時～14時

 

上記日程での調整が難しい場合は再度日程をご送付させていただきますので、お申し付けください。

 

お忙しい中ご恐縮ですが、ご対応いただけますと幸いです。

 

以上、よろしくお願いいたします。

————————————————–
アグー大学○○学部○○学科
体育会アメリカンフットボール部　佐藤太郎
メールアドレス：XXX@gmail.com
電話番号　　　：080-XXXX-XXXX
————————————————–

★自分から候補日を提示する場合は、最低3日程、候補を提示するようにしましょう。

これも就活のメール作成において悩むことが多い事例です。こちらも2パターンに分けて記載しますので参考にしてみてください。

【知人に紹介してもらった時】

件名）
OB訪問依頼（アグー大学アメリカンフットボール部佐藤）

本文）
〇〇株式会社　田中様

 

はじめまして。
アグー大学の佐藤と申します。

 

表題の件、現在アグー大学でコーチを務めております鈴木さんよりご紹介をいただきましてご連絡をいたしました。

 

OB訪問を受けて頂けるとのこと、大変感謝申し上げます。

 

つきましては今週、または来週のどこかで1時間ほどお時間いただくことは可能でしょうか。
形式はオンライン、対面どちらでも問題ありません。

 

お忙しいところ恐縮ですが、ご返信いただければ幸いです。

 

以上、よろしくお願いいたします。

————————————————–
アグー大学○○学部○○学科
体育会アメリカンフットボール部　佐藤太郎
メールアドレス：XXX@gmail.com
電話番号　　　：080-XXXX-XXXX
————————————————–

★日程を調整する際は近々にならないように配慮しましょう。

【まっさらな初対面の人に依頼するとき】

件名）
OB訪問依頼（アグー大学アメリカンフットボール部佐藤）

本文）
〇〇株式会社　田中様

 

はじめまして。
アグー大学の佐藤と申します。
突然のご連絡ご容赦ください。

 

アグー大学キャリアセンターのシステムから田中様のご連絡先を入手し、ご連絡いたしました

 

表題の件、現在○○業界を中心に就職活動を進めており、その中でも貴社の活動に非常に興味があり企業研究を行っております。

 

もし田中様のご都合がよろしいようであれば、1時間ほどお時間をいただきOB訪問をさせて頂けないでしょうか。

 

お忙しいところ恐縮ですが、ご返信いただければ幸いです。

 

以上、よろしくお願いいたします。

————————————————–
アグー大学○○学部○○学科
体育会アメリカンフットボール部　佐藤太郎
メールアドレス：XXX@gmail.com
電話番号　　　：080-XXXX-XXXX
————————————————–

★「初めまして」になりますので、失礼のないように連絡をしましょう。

OB訪問をした後などはすぐに感謝の旨を伝えましょう。すぐに御礼を言える素直さも就職活動においては大事なポイントになります。

件名）
【御礼】OB訪問の件（アグー大学アメリカンフットボール部佐藤）

本文）
〇〇株式会社　田中様

 

お世話になっております。
アグー大学の佐藤です。

 

本日はお忙しい中、OB訪問を受けていただき誠にありがとうございました。
大変有意義な時間となりました。

 

貴社についての知識が深まっただけでなく、○○業界についてお話もしていただき大変勉強になりました。

 

今後は本日アドバイスいただいた○○というポイントにも着目して企業研究を進めてまいりたいと思います。

 

今後またわからないことありましたら、ご質問させていただけますと幸いです。

 

以上、よろしくお願いいたします。
————————————————–
アグー大学○○学部○○学科
体育会アメリカンフットボール部　佐藤太郎
メールアドレス：XXX@gmail.com
電話番号　　　：080-XXXX-XXXX
————————————————–

★ありきたりなテンプレート文章だけでなく、その日に学んだことを入れることで相手方の印象もよくなります。またOB訪問は選考に関係している企業もありますので、中途半端な気持ちでの訪問はあまりお勧めできません。

―提出物の送付

こちらも就活において書く場面が多い内容になります。特段難しいことはありませんが、例文のようファイルを添付して提出するようにしましょう。

件名）
2022年度エントリーシートの提出（アグー大学佐藤）

本文）

〇〇株式会社　人事部
採用ご担当者様

 

お世話になります。
アグー大学の佐藤と申します。

 

表題の件、エントリーシート提出のため、ご連絡いたしました。

 

添付の通りエントリーシートを送付いたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

 

以上、よろしくお願いいたします。
————————————————–
アグー大学○○学部○○学科
体育会アメリカンフットボール部　佐藤太郎
メールアドレス：XXX@gmail.com
電話番号　　　：080-XXXX-XXXX
————————————————–

★そこまで難しい内容は必要なく、用件を端的に伝えましょう。

―選考または内定を辞退

こちらも就活において書く場面が多い内容になります。電話で断ることも可能ですが、証拠を残すためにもメールでの連絡をお勧めします。例文は下記の通りとなりますので参考にしてみてください。

件名）
2022年度選考辞退に関するご連絡（アグー大学佐藤）

本文）
〇〇株式会社　人事部
採用ご担当者様

 

お世話になります。
アグー大学の佐藤と申します。

 

表題の件、来週の27日に貴社の2次選考に参加予定でしたが、選考の辞退をお願いしたくご連絡いたしました。

 

こちらからの一方的なご連絡となってしまい大変申し訳ございませんが、ご対応いただけますと幸いです。

 

以上、よろしくお願いいたします。

————————————————–
アグー大学○○学部○○学科
体育会アメリカンフットボール部　佐藤太郎
メールアドレス：XXX@gmail.com
電話番号　　　：080-XXXX-XXXX
————————————————–

★相手の時間を使ってもらって選考を受けているので、申し訳ない旨を伝えることがベターです。

―質問

こちらは人事担当に質問がある場合です。基本的な内容になりますが、汎用性は高いと思いますので参考にしてみてください。

件名）
ESの提出期限について（アグー大学佐藤）

本文）
〇〇株式会社　人事部
採用担当者様

 

はじめまして。
アグー大学の佐藤と申します。
突然のご連絡ご容赦ください。

 

先日貴社のWebセミナーに参加させていただき選考に進みたいと考えております。

 

説明会内でESの期限について案内がなかったため、期限についてご教示いただきたくご連絡させていただきました。

 

お忙しいところ恐縮ですが、ご対応いただけますと幸いです。

 

以上、よろしくお願いいたします。
————————————————–
アグー大学○○学部○○学科
体育会アメリカンフットボール部　佐藤太郎
メールアドレス：XXX@gmail.com
電話番号　　　：080-XXXX-XXXX
————————————————–

以上、例文を交えて説明させて頂きました。

どれもスタンダードな内容になるかと思いますので参考にしてみて下さい！